Datenschutzerklärung

Wichtig: ClubRegie ist als internes, zugangsgeschütztes Vereinsportal ausgelegt. Spieler-, Trainer-, Scouting-, Bewertungs-, Anwesenheits- und Aufstellungsdaten werden durch ClubRegie nicht als öffentliche Kader- oder Profilseiten veröffentlicht.

1. Datenschutzrechtlich Verantwortlicher

Verantwortliche Stelle noch nicht vollständig eingetragen.
E-Mail: kh@hollmeier.net

Technischer Betrieb

ClubRegie wird technisch durch Privatperson im Auftrag des Vereins betrieben. Datenschutzrechtlich verantwortlich für Zweck und Mittel der Vereinsdatenverarbeitung bleibt nach der hier gewählten Konfiguration der oben genannte Verein.

Die technische Betreuung erfolgt innerhalb der Vereinsorganisation bzw. unter der Verantwortung und Weisung des Vereins. Zugriffe dürfen nur im erforderlichen Umfang und aufgrund einer entsprechenden Berechtigung erfolgen.

3. Zweck und Umfang der Verarbeitung

ClubRegie unterstützt die interne Organisation des Vereins, insbesondere Mannschafts- und Kaderverwaltung, Trainerzuordnung, Trainings- und Spielplanung, Anwesenheiten, Aufstellungen, Scouting, interne Bewertungen, Kalender, Umfragen und Kommunikation. Zugriffe erfolgen rollen- und mannschaftsbezogen. Daten werden nur verarbeitet, soweit sie für diese Vereins- und Sportorganisation erforderlich sind.

4. Verarbeitete Datenkategorien

Je nach Funktion können insbesondere Name, Jahrgang, Mannschaft, Position, Kontaktdaten, Trainerfunktion, Termin- und Anwesenheitsdaten, sportliche Beobachtungen und Bewertungen, Scoutingstatus, interne Notizen, Umfrageantworten sowie technische Login- und Protokolldaten verarbeitet werden. Es sollen keine für den Zweck nicht erforderlichen Angaben erfasst werden.

5. Rechtsgrundlagen

Soweit die Verarbeitung zur Durchführung der Mitgliedschaft, Teilnahme oder einer sonstigen vereinsbezogenen Beziehung erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für interne Organisations-, Sport- und Kaderplanungszwecke kann die Verarbeitung außerdem auf berechtigten Interessen des Vereins nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Gesetzlich erforderliche Verarbeitungen erfolgen nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO wird nur dort eingesetzt, wo sie tatsächlich erforderlich bzw. freiwillig ist.

6. Minderjährige

Auch Daten minderjähriger Spieler bleiben intern und werden nur berechtigten Funktionsträgern zugänglich gemacht. Bei der Auswahl der Rechtsgrundlage, dem Umfang der Daten und der Interessenabwägung wird der besondere Schutz von Kindern und Jugendlichen berücksichtigt. Kontaktdaten, Bewertungen und Notizen sollen auf das sportlich bzw. organisatorisch Erforderliche beschränkt bleiben.

7. Scouting von Nichtmitgliedern

Scoutingdaten können aus eigenen Beobachtungen im sportlichen Umfeld sowie aus allgemein zugänglichen Spiel- oder Vereinsinformationen stammen. Erfasst werden nur für die sportliche Einschätzung erforderliche Daten; ein Jahrgang ist nicht zwingend erforderlich. Die Daten bleiben innerhalb der berechtigten ClubRegie-Rollen. Soweit Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben wurden, gelten die Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO.

8. Interne Bewertungen und Aufstellungshilfen

ClubRegie kann sportliche Kriterien gewichten und daraus Eignungs- oder Aufstellungshinweise ableiten. Diese Funktionen dienen ausschließlich als Unterstützung für Trainer und Verantwortliche. Die sportliche Entscheidung verbleibt bei einer Person; ClubRegie trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung.

9. Empfänger und Zugriffsrechte

Innerhalb des Vereins erhalten ausschließlich Benutzer mit den jeweils freigegebenen Rollen und Mannschaftsrechten Zugriff. Technische Dienstleister wie Hosting-, Wartungs- oder E-Mail-Anbieter können im erforderlichen Umfang als Auftragsverarbeiter oder sonstige Empfänger eingebunden sein.

Hosting: Webspace4All

10. Anmeldung, PWA, Cookies und lokale Speicherung

Für die Anmeldung verwendet WordPress technisch notwendige Authentifizierungs- und Sitzungscookies. ClubRegie nutzt für die installierbare Web-App einen Service Worker und speichert einzelne Bedien- und Darstellungspräferenzen lokal bzw. benutzerbezogen. Personenbezogene Portalansichten werden von ClubRegie nicht dauerhaft für eine Offline-Nutzung zwischengespeichert. Diese technisch erforderlichen Speicherungen dienen ausschließlich der vom Benutzer angeforderten Portal- und PWA-Funktion.

11. Kalender, E-Mail und externe Quellen

Externe Kalender- oder Spielplandaten können serverseitig abgerufen und in ClubRegie übernommen werden. Beim Versand von E-Mails wird die auf der WordPress-Installation eingerichtete Mail-Infrastruktur verwendet. Welche externen Mail- oder Hostinganbieter dabei eingesetzt werden, hängt von der jeweiligen Website-Konfiguration ab.

12. WhatsApp-Weiterleitung

Bei der Standard-WhatsApp-Funktion erzeugt ClubRegie lediglich einen vorbereiteten Link bzw. Nachrichtentext. Eine Verbindung zu WhatsApp entsteht erst, wenn ein Benutzer die Weiterleitung ausdrücklich antippt. Ab diesem Zeitpunkt gelten zusätzlich die Datenschutzbedingungen des vom Benutzer verwendeten WhatsApp-Dienstes.

13. Umfragen ohne WordPress-Login

Für terminbezogene Rückmeldungen kann ein nicht erratbarer Umfragelink bereitgestellt werden. Bei echten Umfragen wird der Spieler über einen persönlichen Code zugeordnet. Andere Teilnehmer erhalten dadurch keinen Zugriff auf den internen Kader; Antworten werden im geschützten Trainerbereich ausgewertet.

14. Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die jeweilige Vereins-, Organisations- oder Scoutingaufgabe benötigt werden. Entfällt der Zweck, werden sie gelöscht oder eingeschränkt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen. Scouting- und Bewertungsdaten sollen regelmäßig auf Aktualität und weitere Erforderlichkeit geprüft werden.

15. Sicherheit

ClubRegie setzt rollen- und mannschaftsbezogene Zugriffsrechte ein. Der Betreiber ist zusätzlich dafür verantwortlich, WordPress, Server, Benutzerkonten, Backups und eingesetzte Erweiterungen angemessen abzusichern und Berechtigungen regelmäßig zu überprüfen.

16. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Erteilte Einwilligungen können für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

17. Weitere WordPress-Funktionen

Diese Erklärung berücksichtigt die Funktionen von ClubRegie und die grundlegende Bereitstellung der WordPress-Seite. Zusätzliche Themes, Analyse-, Karten-, Video-, Captcha-, Social-Media-, Newsletter- oder sonstige Plugins können weitere Verarbeitungsvorgänge auslösen und müssen vom Websitebetreiber gesondert berücksichtigt werden.

Stand: 03.09.2026